Documentos Mercantiles

Documentos mercantiles, Archivo y Relaciones humanas


Documentos  Mercantiles


Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. El objeto es certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.



                                                                                        


Importancia de los Documento Mercantiles: 

 

La Importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

Los Documentos Mercantiles permiten dejar constancia de todas las operaciones mercantiles que se realiza en las empresas a traves de los Documentos Mercantiles Negociables y No Negociables. permite a la organizacion de documento y se hace mas facil el rendimeinto de los negocios.

Tanto la Letra de Cambio, el Pagaré como el Cheque son documentos de crédito son mucha importancia ya que los mismos conforman una garantía de recuperación del valor de la prestación de un servicio o de la venta de algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisión, el tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas, como ya se dijo en el Código de Comercio, para hacer efectivo su pago.

 

 


"Clasificacion de los Documentos Mercantiles": 

 

 

Documentos Mercantiles Negociables:

 

 

Letra de cambio: 

 

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. 


Sus características son: 

 

1.- Es una orden de pago. 
2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario) 
3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 
4.- Cantidad en numero. 

 

 

 

Pagare: 

 

Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. 


Sus características son: 

1.- Es una promesa de pago. 
2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario) 
3.- Debe de levar la firma del suscriptor. 

 

 

 

Cheque: 


Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. 


Sus características son: 

 

1.- Es un orden de pago. 
2.- Posee un número que lo identifica. 
3.- Cantidad en número.

 

 

Documentos Mercantiles  No Negociables:

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. 
Estos son: 

Recibo: 


Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. 


Sus características son: 

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo. 
2.-Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. 
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. 
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. 
5.- Cantidad en números. 
6.- Firma de quien emite el recibo. 

 

 

Factura: 


Es la nota que el vendedor entrega al comprador , en el que se detallan las mercancías compradas. 


Sus características son: 

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. 
2.- Lugar , día, mes y año en el que se realiza la operación. 
3.- Condiciones de pago. 
4.- Mencionar los descuentos si los hay 
5.-Instrucciones relacionadas con las cantidades , descripción y precios de las mercancías. 
6.- Firma del comprador.

 

 

 

 

Documentos Comerciales:

 

Son los comprobantes o constancias de los hechos económicos llevados a cabo por las empresas.

Ejemplo: La Venta de Mercancias genera como comprobante una factura, en la que se indica lo que se ha vendido, a quien, a que precio, en que fecha etc.

 

Utilidad:

  1. • Son una constancia de las operaciones realizadas.
  2. • Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación:

  •  Externos
  •  De uso interno
  •  Internos
  • De uso externo

Comprobantes Externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ejemplo: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Comprobantes Internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ejemplo: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos,vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

Fuente: http://www.deguate.com/infocentros/educacion/recursos/comercio/docmercantiles.htm


Sistemas de Organización de  Archivo:

 

 

El sistema de archivo es la organización de la información de documentos en forma alfabética, se  identifican por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene, se utiliza para guardar información importante de las empresas. Hay distintas clases de documentos por esto existen varias clases de almacenamiento como: los Archivos geográficos, archivos numéricos, archivos alfabéticos, archivos cronológicos.

 

  

 

 

                                                      Archivo Alfabético:

 

Es el más utilizado en el medio laboral, debido a que se organiza por las letras de alfabeto, desde la A hasta la Z; se registran en carpetas con elnombre de las personas, títulos y empresas.

Características:

  • Se ordenan alfabéticamente las carpetas, utilizando guías especiales con letras resaltantes, llamadas pestañas.
  • Se usan diferentes carpetas, las de resguardo del documento que es llamada miscelánea de tipo oficio con escrito determinado y las carpetas especiales con pestaña que están organizadas con letras de encabezamiento de información.
  • Deben organizar las carpetas por nombres de los clientes, empresas, asuntos, títulos, etc. En orden alfabético.
  • Se debe mantener un color definido en la organización de las carpetas en la gaveta del archivo o en la información en el sistema computarizado que se utilice al archivar documentos.

                                                                                

                                                        

                                                          Archivo Numérico:

 

Este sistema se utiliza para archivar la información a través de números y secolocan en las carpetas de forma individual, llevando un registro adicional contarjetas enumeradas para facilitar el trabajo del usuario. Se utiliza en losconsultorios médicos, bibliotecas entre otros.

Partesdel archivo numérico:

·  Archivo Principal: las carpetas y las guías aparecen rotuladas con números ejemplo:CODIG. 012,013 etc.

·  Tarjetas Auxiliares: contiene tarjetas con el nombre, asunto a registrar de forma alfabética, se le coloca el número asignado que tiene el rotulo de la carpetaasignada. Ejemplo: Gutiérrez, Francisco, 0130

VENTAJAS

  • La confidencialidad,
  • rápida identificación de la secuencia,
  •  expansión   limitada,  
  • usos múltiples del tarjetero índice del sistema,
  •  las referencias no recargan el archivoprincipal,
  •  números que identifican a los corresponsales,
  •  los patrones numéricos facilitan la identificaciónde datos,
  • el uso de los números reduce el ancho delrotulo, los números   son identificados particular.
Estas son las diferentes ventajas que nos ofrece y posee lossistemas de organización del archivo numérico.

Desventajas

  • Para localizar un documento primero hay queconsultar un tarjetero y determinar el código o número asignado para estedocumento o expediente,
  • Es necesario establecer patrones numéricos, loscuales faciliten la localización y identificación del caso o asunto.

·  Archivo para asuntosinactivos: se enumeran con una codificación y secuencia distinta a la archivo activo de la empresa o institución, ya que espoca utilizada. Ejemplo: CODIG 1-13

·  Registro:se lleva un libro de anotaciones para relacionar las carpetas del archivo,puede ser de forma manual o a computadora.

·  Procedimiento a seguir:  Inspecciónde los documentos para ser archivados, debidamente autorizados.

ü  Organizarla información, colocarle codificación numérica, referencias.

ü  Pasarla información de la carpeta a la tarjeta numérica y archivarlaalfabéticamente.

ü  Separarlos documentos activos de los inactivos.

ü  Guardarcarpetas y documentos en las gavetas. Archivos y las tarjetas en el tarjeteroespecial para ellos.

ü  Guardar registro de información en u formato diseñado de la empresa o institución en elcomputador asignado para ello.

                                                          

                                                          Archivo por Asunto:

Este sistemas se utiliza archivando asuntos correspondientes a cada actividad que se desarrolle en la empresa o institución, es recomendable que la persona que este encargado de ello sea la que conozca del negocio o de la información. Ejemplo:Empresas Colinas

Procedimiento a seguir:

  •  Inspeccionarlos documentos para ser archivados.
  • Organizarlas carpetas por asunto, colocándole el nombre de la empresa a registrar, searchivan en las gavetas por orden alfabéticos.
  • Guardaren las carpetas colgantes del archivo por orden de empresa.                

                                                    

                              

 

                                      Diferencia en los Sistema por Asuntos

los siguientes son algunos casos en los cuales se recomienda el uso de unsistema por asuntos:

1) departamentos de investigaciones científicas, en donde sea convenientearchivar la información bajo las áreas o temas de los diferentes estudios quese está llevando a cabo.

2) oficinas donde el interés sede enfoca, principalmente, no en corresponsal enparticular, sino en el cuadro general de la situación. Por ejemplo para unagente de compras de equipos resulta más conveniente agrupar la información porlas clases que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casaso personas que lo distribuyen o representan.

3) oficinas que conservan material didáctico.

4) instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que sus artículoso productos se identifiquen por grupo

 

Por asunto numérico

Permite clasificardocumentos asignando a éstos un número correlativo de “n” cifras, para ello,cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje elcontenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otroselementos que faciliten la clasificación.


Este sistema tiene unaventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad de archivar de formailimitada, ya que disponemos de infinitos números. Como inconvenientedestacaremos que siempre se deberá disponer y consultar un índice auxiliar quenos informe qué corresponde a cada número.

 

Alfabético por asunto

El sistema alfabéticopermite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.

Para la utilización de estemétodo será necesario determinar una palabra principal u ordenatriz que será laque defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema,etc.


Pero existen excepciones quepodrían complicar la clasificación, para ello, se deberán tener en cuenta lassiguientes normas aplicadas a estas excepciones:

Si vamos a clasificarpersonas atendiendo a su primer apellido y éste es el mismo en las dos, seusará el segundo apellido como elemento clasificatorio. Es posible encontrarpersonas con ambos apellidos idénticos, si se diera esa circunstancia,usaríamos el nombre como palabra ordenatriz. Si las dos personas tuviesen elmismo nombre y los mismos apellidos, se deberá usar una palabra ordenatrizdistinta para su clasificación, como por ejemplo, la población o la calle deresidencia de cada una de ellas.

Cuando los apellidos soncompuestos, por ejemplo, María del Mar Carrero López-Serrano, seconsiderarán los apellidos por separado, es decir, como si la persona tuviesetres apellidos en lugar de dos.

Tampoco se tendrán en cuentaa efectos de clasificación laspartículas: de, la, el e y, como porejemplo: Julián de Heras Fernández. A todos los efectos de clasificaciónserá considerado como Julián Heras Fernández.

Cuando se trata declasificar nombres de empresas, la norma es elegir como palabra ordenatriz elprimero de los sustantivos que contenga el nombre completo de la empresa,seguidamente, se indicarán el resto de los términos separados mediante unacoma, por ejemplo, RMG Industrial, se clasificará como RMG,Industrial. Otro ejemplo de clasificación podría ser: El Corte Inglés, S.A. seclasificaría como Corte Ingles El, S.A.

Si el nombre de la empresacontiene un nombre propio o una zona geográfica determinada, porejemplo, Manuel Mantón, S.L. o Persianas Arganda, S.A. seclasificará el documento por el nombre propio o por el nombre de la zonageográfica, es decir, Mantón Manuel, S.L. y Arganda Persianas,S.A.

Existen nombres de empresasque empiezan por palabras como: Sobrinos, Herederos, Hijos, Sociedad, Compañía, Almacén,etc., o abreviaturas o partículas como de, el, CIA., S.A., etc.La norma es no considerarlas a efectos de clasificación.

Cuando el nombre de laempresa esté formado por nombre propios, por ejemplo: García Carrión,S.A. el criterio de clasificación será idéntico que el usado parapersonas.

Si vamos a clasificarOrganismos Oficiales, usaremos para su clasificación su denominación general.Por ejemplo:


Las empresas con nombreabreviados, se clasificarán según su nombre completo, salvo aquellas cuyaabreviatura sea conocida internacionalmente, por ejemplo:


Cuando el nombre de unaempresa comience por un artículo, éste no se tendrá en cuenta a efectos de clasificación.

                                      

 

 

                                                     Sistema Geográfico:

 

                      Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad,  Estado o País.

ü  Consiste en ordenar la correspondencia alfabéticamente de la siguiente manera:

ü  Nombrede la localidad.

ü  Nombredel corresponsal o por asunto.

ü  Nombredel País, Estado, Cuidad, Municipio, Sector.

ü  Esutilizada en las Gobernaciones, Alcaldías, Centro de información estadístico,entre otros.

Procedimiento:

  • Se ordena las carpetas por País, Estado, Municipio y Sector.
  • Se le colocan guías mayores con un color, archivando las carpetas en el extremoizquierdo de la gaveta y en primera posición. 
  •  Se abre otra carpeta con guías auxiliarles con la información de las               ciudades,municipios, o sector, de otro color en segunda posición.                      
  • Apertura de carpetas colgantes del archivador con información en la pestaña identificando el País de origen de los documentos a guardar.
  •  Recomendación: rotular la información de las carpetas con diferentes colores, esto facilitaráal usuario encontrarla con rapidez y eficiencia.

                

Ventajas

Inconvenientes

Método sencillo

La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia y comunidad.

No necesita ni índices ni fichas complementarias.

Es muy útil para las empresas que disponen de una organización geográfica o por zonas.

Es un método abierto que permite la ampliación.

Puede combinarse con otros criterios como el numérico o cronológico.

Como está derivado del alfabético hay que designar la ordenatriz para los nombres compuestos, y requiere que se deje una marca cuando se toman los documentos.

No resulta adecuado para archivos voluminosos.

 

 

                                                              

 

Archivo Cronologico:

 

 

  Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día. Su proceso: primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.

 

 

Ventajas

Inconvenientes

Sencillez y rapidez

No es cerrado y permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos.

No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.

Obliga a conocer la fecha del documento.

Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.

 

                                                        

 

                                                   

 

                       

 

                                                   

Definición de Relaciones Humanas:

 

Son las enderezadas a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana.

 

 

                                                

 

 Las Relaciones Humanas Permiten:

 Ø  - Aumentar el nivel de entendimiento, a través de una comunicación eficaz y considerando las diferencias individuales.

     

                                            

 

-   Disminuyen los conflictos usando en entendimiento y respeto de las diferencias y puntos de vistas de los otros reduciendo las divergencias y conflictos.

 

                               

 

-   Crean un ambiente armonioso con la comunicación, generando relaciones satisfactorias que permiten a cada individuo lograr la satisfacción de sus necesidades y alcanzar la realización y la felicidad.

 

                                          

 

Su Importancia:

 Es vital la comunicación en las relaciones humanas porque la comunicación nos ofrece la comprensión de los sentimientos de los demás y de sus actuaciones, tal vez sin una persona posee problemas puede ofender a un amigo, pero si el amigo no comprende que tiene problemas puede darse el caso que se disgusten fácilmente.

Las relaciones humanas vienen a ser de vital importancia para nuestras vidas, puesto que nos permiten desarrollarnos como personas, nos ayudan a realizar todas nuestras actividades diarias y a su vez trazar el camino que nos lleva al cumplimiento de nuestras metas.

 

Características:

Ø  Personalidad: término griego “persona”, que significa máscara, para describir la cara que el individuo le presenta a la sociedad, y lo hace diferente de los demás, con un conjunto de cualidades que lo constituyen, como puede ser su inteligencia, carácter, temperamento y constitución. También hace notar destreza o desenvoltura, aunque la personalidad la relacionamos comúnmente, con el conjunto de rasgos físicos, psíquicos y culturales que hacen a cada ser completamente independiente y único.

Ø  Motivación: Es el factor psicológico, consciente o no, que predispone al individuo para realizar sus actividades diarias, o para tender hacía ciertos fines, necesidades o tendencias.

Ø  Comunicación: Desde el punto de vista etimológico, el término significa "hacer algo común”, en su aspecto formal, la comunicación, es el “proceso por el cual transmitimos ideas, conocimientos, habilidades, sentimientos, actitudes, etc., y recibimos respuesta a tales estímulos, como resultado hacemos que nos comprendan y comprendemos a los demás obteniendo una acción a realizar. Todos los idiomas son códigos y pueden ser: verbales, no verbales, escritos, meramente personales o interpersonales. Para comunicarnos con los demás utilizamos fundamentalmente el lenguaje, los gestos no verbales y las señales actitudinales.

Ø  Retroalimentación: Los seres humanos tratamos de alcanzar objetivos conscientes o inconscientes. Y un gran número de ellos esta relacionado con otros seres humanos, el ejemplo: la necesidad o deseo de reconocimiento, éxito en nuestro trabajo, crecimiento o mejoramiento de nuestra productividad. Pero ocurre que en ocasiones actuamos en forma que en realidad nos impide alcanzar los objetivos que deseamos. Es por eso que la retroalimentación es un instrumento que se utiliza para que la persona se de cuenta de cómo su conducta afecta a otros.

Ø   El Auto conocimiento del ser humano: El individuo requiere sentirse integro, identificado consigo mismo, saber quién es, realizar cosas que le gusten, que le satisfagan, y sentirse útil para los grupos en que participa, para las Instituciones, empresas o fábricas donde labora, además necesita conocimiento, aceptación, confianza y realización.

Ø   Análisis Transaccional: Tiene por objeto analizar la naturaleza del hombre, su objetivo definir las diferentes actitudes a partir del estado de animo y con base en ello, manejar la comunicación de manera optima.

Ø  Integración de Grupos de Trabajo: Son grupos de personas que se integran para lograr un mismo objetivo y tienen relación en los roles y status que posee cada integrante, al estar en grupo tiene que haber respeto entre ellos.

 

                   

Comentarios

ETA NFORMACION NO ES TAN BUENA Q DIGAMOS PERO ESTA BUENA

Antes todo, los felicitos por buen diseño y configuracion. En este sentido, se entiende por parte de ustedes que los documentos comerciales y mercantiles son todos aquellas constancias que sirve como respaldo en una empresa. para mayor informacion de antemano este es nuestro Blog. secretarialgrupo6a.blogspot.es

Antes todo, los felicitos por buen diseño y configuracion. En este sentido, se entiende por parte de ustedes que los documentos comerciales y mercantiles son todos aquellas constancias que sirve como respaldo en una empresa. para mayor informacion de antemano este es nuestro Blog. secretarialgrupo6a.blogspot.es

Gracias por comentar! Espero sea de su ayuda éste material.

Buenas buenas pasaba para observar y leer el contenido del blog esta muy informativo y claro anexos que son de mucha ayuda este blog se ve muy limpio y ordenado muchísimas felicidades

Buenas tarde muy interesante la información de seguro va ser de mucha ayuda a otras personas

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